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公司管理制度汇编(二)之办公室岗位职责

添加时间:2011-12-31 13:11:28 企业文化 阅读:668 来源:admin


办公室岗位职责

一、办公室职能

1、搞好机关与各门店、各科室等部门的协同配合,为经营服务,保证政令畅通,圆满完成领导交办的工作。

2、改进工作作风,提升工作质量,发挥三个作用:参谋助手作用、督促检查作用和协调综合作用。搞好三个服务:为上级机关服务、为本单位领导和同级部门服务、为基层单位和社会服务。

3、搞好上情下达,下情上达工作。

上情下达包括:a.把上级机关和单位的指示、通知,及时向本机关领导汇报;b.把本机关作出的有关通知、决定,及时传达到下属单位(部门);c.对下级部门询问的有关问题,根据实际情况作出正确解答。

下情上达就是把基层各部门反映的情况、问题和建议,及时反映给机关职能部门和领导。

4、提高公文处理工作的效率和质量,逐步推行公文工作的规范化、制度化、科学化管理,做到及时、准确、无误、安全、保密。

5、做好办公用品的保管发放工作,并及时收发文件、信函、报刊、杂志、电文、电报、图书资料等。严格履行登记、投送、签字手续,做到不积压、不丢失、不出错、不泄密。

6、搞好会议服务工作,完成领导交办的一切任务。

7、做好接待工作。根据领导的指示,搞好来宾的接送和食宿安排,协调好关系,为来宾提供方便。

8、保持严谨的工作作风和良好的职业道德,全心全意为人民服务,按要求保管使用好印章。

9、搞好机关财产管理,做到有账务,置办有登记,处置有去向,管理有办法,借出、归还去向清晰明了,确保办公使用效果。

10、搞好车辆管理,做好安全行车和车辆的保养工作,保证领导用车随叫随到。

11、搞好文件、材料、资料的打印、复印工作,严格按照拟稿、核稿、签发、登记、编号、文印、盖章、立卷、归档的程序办理,做好各种资料的档案管理工作。

12、本着廉洁勤俭、任劳任怨、踏实工作的思想,抓好办公室工作人员的队伍建设,提高办公室工作人员的素质,准确认真贯彻宣传党的方针、政策,以公司的各项规章制度为行为准则,思想上与党中央保持一致,业务上廉洁奉公,精益求精,定期不定期组织学习,增强政治敏锐性和鉴别力。

二、岗位职责

(一)主任

1、在董事长、总经理的直接领导下进行工作,对办公室工作负全面责任,召集记录董事会、经理办公会议,并催办有关决议、决定。

2、认真执行上级有关方针、政策,积极主动进行沟通协调,使上情下达、下情上达,保证工作政令畅通。

3、及时组织反馈有关贯彻落实办公会决策、决定等情况动态,搞好调查研究,为领导正确决策提供依据,当好参谋助手。

4、本着认真负责、主动热情的原则精神,办理文秘事务,接待来信来访及过往宾客,搞好财产和车辆管理工作,保证工作质量和服务质量。

5、认真履行保密义务,努力做好消防工作,圆满完成领导临时交办的任务。

6、保管使用好印章。

(二)副主任

1、在办公室主任的领导下,对分管工作负全面责任,当好主任的助手。

2、认真学习贯彻党的方针、路线和各项政策,结合全公司的中心工作,做好综合协调,督促工作。

3、做好上情下达和下情上达工作,各种信息动态做到及时收集、迅速处理、准确反馈。

4、搞好对内接待和外事接待工作,做好来信来访、公文管理、车辆管理、公务服务等工作。

5、负责通知全公司范围内的专业会议和上级会议通知的传达,负责来文公文的签收、登记、送批、分办工作。

6、了解和掌握文印工作情况,及时解决工作中存在的问题,负责文稿的打、复印审批工作,做好文件的编号、上报、下发等工作。

7、根据领导指示,组织好文件的传阅工作。

8、分档编类,做好文书材料的立档归卷,保管好文件,每月清理文件一次,每年公文的立卷工作在次年前半年进行完成移交档案处。

9、做好文件的安全保密工作,不准无关人员进入文件室。

10、使用保管好印章。

(三)通讯员

1、负责各单位间的公函传递和机要文件的收发,遵守保密制度,做到及时、准确、无误。负责机关的报刊订阅,电报、信函传递,做到不积压、不丢失,重要信函不转发。

2、负责搞好领导办公室的卫生、防火、防盗以及安全保卫工作。

3、负责将领导的公文、报纸、信件、电报、杂志及时送到办公室,并提醒领导公文、电报的时间性。

4、严格保密制度,不该说的绝对不说,不该问的绝对不问,不准泄露机密。

5、负责印章的刻制、启用,按时完成领导交办的临时性任务。

   (四)文印员

1、负责全公司各类文件、资料及科室资料、报表等材料的打印和装订工作。

2、负责使用和保养好自己所使用的各类机具、电器,设备要符合安全要求,发现问题及时处理,并严格执行防火制度。

3、送交打复印的各种文稿要妥善保管,防止丢失。打印完毕要将原稿退回打印单位,注意保守秘密。

4、要坚守工作岗位,不迟到、早退,不随便脱岗,端正服务态度,完成领导交办的其它工作。

5、努力学习业务技术,不断提高自己的工作水平。

(五)小车司机

1、严格遵守公司各项规章制度。

2、严格遵守公司有关车辆管理的有关规定,对待工作要热情负责,保证领导用车随叫随到,兢兢业业完成上级领导交办的行车任务。

3、车内消防设备要按规定备齐,一旦发生火灾,要果断采取措施,严禁车内存放易燃易爆物品。

4、安全第一,严禁违章行驶。行车时精力要集中,停放时要置安全可靠地段。

5、车辆临时修理时不得明火作业,严防发生火灾。

6、讲究卫生,爱护车辆,保持车辆整洁干净,搞好车辆保养、维修。

7、完成交办的一切临时性任务。